Il rientro in ufficio: pianificazione e time management

Ieri siamo rientrati in ufficio dopo le vacanze di Natale, quando negli occhi avevamo ancora lo scintillio delle luci e nelle orecchie lo sfregolio della carta regalo. Lavoro da fare ce n'era in abbondanza, il che ha significato anche recuperare le due settimane in cui l'azienda è stata chiusa. Ed è proprio in momenti come questo che la capacità di pianificazione del tempo rivela tutta la sua importanza. Pianificare non è un risultato, ma un mezzo per ottenere risultati ottimali. Significa saper calibrare la mole di lavoro durante l'arco della giornata lavorativa, impiegare correttamente il tempo (time management, dicono in inglese), recuperare il tempo in cui l'azienda è rimasta chiusa per mettersi subito al passo con i compiti da svolgere. In un'agenzia di traduzioni come Athena Parthenos, per esempio, ogni reparto - i traduttori, l'amministrazione, il front office, il reparto marketing- deve saper gestire correttamente tempo e lavoro. Pianificare, infatti, significa:

• gestire correttamente il tempo
• avere chiari gli obiettivi
• evitare di dedicare troppo tempo a compiti di secondaria importanza

In altre parole, bisogna avere chiaro in mente quali sono le cose più urgenti e irrimandabili, e muoversi di conseguenza. Perché? Perché la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause: è il cosiddetto Principio di Pareto o legge 80/20, secondo la quale, in ogni campo di applicazione, il 20% di qualche cosa è solitamente responsabile per il restante 80%. Cioè, il 20% è fondamentale, l'80% è banale o secondario. Per questo è importante individuare immediatamente i compiti irrimandabili e le urgenze, affinché questo 20% non sprechi il restante 80% del tempo e delle risorse. È vero, forse pianificare richiede qualche sforzo in più, ma il tempo dedicato alla pianificazione e, più in generale, al business plan, non è mai sprecato, anzi, ne farà guadagnare parecchio.   E tu come ti sei organizzato/a al rientro dalle vacanze natalizie?     Scritto da Marcella Sartore, Marketing & Communication Assistant @ Athena Parthenos